Outlook és la interfície de correu electrònic principal per als usuaris del Microsoft Exchange Server. Se sincronitza amb el servidor per obtenir i enviar correus electrònics de forma ràpida i senzilla. No importa si el vostre client de correu electrònic és Outlook.com, Hotmail o fins i tot un tercer com Gmail, podeu configurar fàcilment el vostre compte i començar a enviar tots aquells correus electrònics de treball.
Com que són els vostres correus electrònics, és clar que voldríeu obrir-los en qualsevol moment. Podeu confiar que l'Outlook mostri qualsevol correu electrònic que necessiteu, independentment de quants mesos hagin passat des que el vau escriure. O pots? Resulta que les coses no són tan senzilles. Per defecte, l'Outlook no ho mostra tot: la majoria dels vostres correus electrònics romanen al Microsoft Exchange Server, mentre que només en teniu una part disponible a l'Outlook.
Si utilitzeu l'Outlook 2019, 2016, 2013 o Outlook per a l'Office 365, no podeu obtenir accés instantani als vostres correus electrònics antics sense canviar la configuració de la safata d'entrada. Tot i que el vostre correu electrònic es mantingui al servidor per sempre, si així ho desitgeu, és possible que espereu la comoditat de tenir també una còpia local. No obstant això, la configuració d'Outlook permet descarregar fins a 12 mesos dels vostres correus electrònics al disc local. Si heu de llegir correus electrònics anteriors a aquesta data, haureu de prendre les mesures adequades per obligar l'Outlook a baixar-los del servidor.
Per què Outlook té un límit de descàrrega de correu electrònic?
Us podeu preguntar per què la situació és així. Es deu al fet que Microsoft Office realitza algunes configuracions intel·ligents quan s’instal·la al vostre sistema. Comprova tot el maquinari i fa els ajustos necessaris per permetre que el programa funcioni de manera òptima al sistema. Pel que fa als correus electrònics d’Outlook i d’empresa, les comprovacions que realitza al vostre maquinari s’utilitzen per establir paràmetres de descàrrega.
Clarament, està intentant ajudar, però el programa pot esdevenir molest. Després de comprovar el disc dur per verificar la quantitat d’espai que queda, s’ajusta automàticament el límit de temps que determina quants dels vostres correus electrònics es conserven localment. Com més espai de disc estigui disponible, més mesos es descarregaran correus electrònics. El càlcul es fa segons la fórmula següent:
- Si l'espai lliure del disc és de fins a 64 gigabytes, es descarregaran automàticament fins a 12 mesos de correus electrònics a l'ordinador.
- Si l'espai en disc lliure es troba entre els 32 gigabytes i els 64 gigabytes (sense incloure cap dels dos), es descarregaran automàticament tres mesos de correus electrònics a l'ordinador.
- Si la quantitat d'espai lliure al disc és inferior a 32 gigabytes, només es conservaran els correus electrònics d'un mes a l'emmagatzematge local de l'ordinador.
Us podeu preguntar de què tracta aquest enrenou i per què no es pot configurar la configuració per "baixar tots els correus electrònics" o alguna cosa similar. De fet, al contrari del que es creu, els correus electrònics poden ocupar molt d'emmagatzematge. Els que porten una vida carregada de correu electrònic sovint troben que els correus electrònics enviats i rebuts han ocupat una gran quantitat d’espai. Si no superviseu l’ús del disc, potser us despertareu per veure que la vostra correspondència empresarial ha engolit tot el vostre espai.
Microsoft també ho sap. Per això, Office està dissenyat per ajustar automàticament els paràmetres d'emmagatzematge, com ara el límit d'emmagatzematge de correu electrònic local predeterminat per a l'Outlook. Normalment, està bé; és probable que no tingueu molta necessitat de correus electrònics d’anys passats. A més, independentment de la configuració, encara teniu accés local a les vostres tasques, cites al calendari i contactes.
Tingueu en compte que l'eficàcia d'aquesta configuració depèn del tipus de client de correu electrònic que utilitzeu. Si utilitzeu un dels proveïdors de serveis de correu electrònic propis de Microsoft com Hotmail, Outlook o 0365, la configuració influeix en el nombre de correus electrònics disponibles localment. El mateix principi s'aplica a la majoria de serveis de correu electrònic comercials populars. Tanmateix, si utilitzeu un proveïdor públic com Gmail, Yandex o Yahoo, no tindreu aquesta preocupació, ja que la configuració no tindrà cap efecte. Tots els correus electrònics de Microsoft Exchange Server tindran una còpia local emmagatzemada a l’emmagatzematge intern de l’ordinador.
Com fer que l'Outlook descarregui tots els correus electrònics des del servidor
El servidor aquí es refereix naturalment a Microsoft Exchange Server. Tot i que algunes empreses adquireixen una llicència per allotjar un servidor d'Exchange a les instal·lacions, d'altres es dirigeixen a un proveïdor de servidor de tercers Exchange-as-a-Service. La popularitat d'Exchange Online, una versió en núvol del servei allotjat pel propi Microsoft, també augmenta.
Independentment del mode d’intercanvi utilitzat, la seva funció principal continua sent la mateixa: un agent de transferència de missatges que envia correus electrònics entre ordinadors. Els missatges es llegeixen pels dos extrems mitjançant un client de correu electrònic, en aquest cas, l'Outlook.
En essència, en utilitzar Exchange, tots els correus electrònics que heu enviat i rebut mai s’emmagatzemen a l’Exchange Server a perpetuïtat. Per descomptat, la conservació eterna dels vostres correus electrònics està subjecta a aspectes com ara els límits d’emmagatzematge al núvol per a comptes individuals i l’ús continuat del compte. La qüestió és que, en circumstàncies normals, encara podeu veure els vostres correus electrònics, inclosos els antics, encara que no estiguin emmagatzemats a l’ordinador.
Què pots fer, doncs? baixar tots els correus electrònics del servidor a l'Outlook? Si voleu veure tots els vostres correus electrònics a l'Outlook, hi ha dues maneres.
Mètode 1: utilitzeu l'enllaç "Més" a l'Outlook
Outlook per a Office ofereix una manera senzilla d’ampliar el nombre de correus electrònics que es mostren a una carpeta. Suposant que heu mantingut el compte durant molt de temps o que teniu un historial de correu electrònic llarg, l'aplicació normalment només mostrarà els correus electrònics més recents. Però podeu obligar l'Outlook a baixar tots els correus electrònics IMAP - o mostrar-los, com a mínim.
Quan esteu a una carpeta com Inbox o Enviats a l'Outlook i desplaceu-vos cap avall, aviat arribareu al final dels correus electrònics mostrats. Allà mateix, veureu un missatge que us informarà que podeu fer clic a l'enllaç per veure més missatges:
Hi ha més elements en aquesta carpeta del servidor
Feu clic aquí per veure més correus electrònics a Microsoft Exchange
Un cop feu clic a l'enllaç "Feu clic aquí per veure més correus electrònics a Microsoft Exchange", l'Outlook baixarà la resta de correus electrònics d'aquesta carpeta al vostre ordinador. Això només funciona si teniu connexió a Internet. A més, només es descarreguen els correus electrònics d’una carpeta concreta. Per tant, si sou a la carpeta Enviats, només rebreu tots els correus electrònics que hàgiu enviat mai.
Aquest principi es compleix si realitzeu una cerca de bústia de correu. Quan escriviu la consulta de cerca i es mostren els resultats, si hi ha molts correus electrònics que coincideixen amb el terme de cerca, és possible que vegeu el següent a la part inferior de la pàgina de resultats:
S'estan mostrant els resultats recents ...
Més
En fer clic a l’enllaç Més, es baixaran la resta de correus electrònics que coincideixen amb la vostra consulta de cerca.
Si voleu veure tots els vostres correus electrònics en una carpeta determinada d'un cop d'ull, podeu iniciar sessió al vostre compte mitjançant l'aplicació web d'Outlook. Això us conduirà a la interfície del Microsoft Exchange Server per al vostre compte i podreu veure tot allò que s’emmagatzema.
Mètode 2: canvieu la configuració "Mail to Keep Offline" a l'Outlook
Aquesta és la configuració que determina el nombre de missatges de correu electrònic que Outlook manté al vostre ordinador. Recordeu que això només funciona quan s’utilitza un client de correu electrònic de Microsoft o un proveïdor de serveis de correu electrònic empresarial reconegut. Podeu ampliar el nombre de correus guardats o reduir-lo, fins i tot. També podeu dir a Outlook que desi tots i cadascun dels vostres correus electrònics de forma local.
Segons Microsoft:
L'Outlook 2019, l'Outlook 2016, l'Outlook 2013 i l'Outlook per a l'Office 365 proporcionen les opcions d'1, 3, 6, 12 o 24 mesos, o Totes. Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook per a l'Office 365 proporcionen les opcions addicionals de 3 dies, 1 setmana i 2 setmanes.
Sense més preàmbuls, això és el que heu de fer:
- Inicieu l'aplicació Outlook.
- Aneu a la pestanya Fitxer.
- Seleccioneu l'opció desplegable Configuració del compte.
- Quan l'opció s'ampliï, seleccioneu Configuració del compte.
- A la finestra Configuració del compte, seleccioneu la pestanya Correu electrònic.
- Si teniu diversos comptes a l'Outlook, es mostraran aquí. Seleccioneu la configuració de la qual vulgueu ajustar i feu clic al botó Canvia.
- Es mostra el diàleg Canvia de compte. Assegureu-vos que la casella de selecció Utilitza el mode d’intercanvi a la memòria cau està marcada.
- Mou el control lliscant "Correu per mantenir-se fora de línia" al nombre d'anys, mesos, dies o setmanes desitjat. (Si el control lliscant està en gris, és possible que l'administrador us hagi bloquejat el canvi de configuració.)
- Feu clic al botó Següent.
- Apareix una finestra emergent que us demana que confirmeu el canvi de configuració. Feu clic a D'acord.
- Feu clic a Finalitza i reinicieu l'Outlook.
Aviat hauríeu de veure un missatge que us informaria que "Les vostres carpetes estan actualitzades" a la part inferior de l'Outlook. Això només apareix després que l'Outlook hagi acabat de baixar tots els vostres missatges del Microsoft Exchange Server.
Trieu l'opció Tots només si hi ha prou emmagatzematge. La vostra configuració hauria de coincidir amb la quantitat d'espai del disc. Si trieu l'opció de descarregar tots els correus electrònics a un disc amb poc espai, els problemes són inevitables. Us recomanem que suprimiu tots els elements no desitjats del vostre emmagatzematge per alliberar més espai.
Per descomptat, és difícil que decidiu què voleu eliminar del vostre emmagatzematge, així que estem aquí per ajudar-vos. Sabíeu que, a part dels fitxers evidents del vostre sistema, també hi ha fitxers brossa que no serveixen per a res, a part d’incrementar l’ús d’emmagatzematge? Per descomptat, voldria desfer-se’n, però trobar un lloc on són pot ser un problema.
Per solucionar aquest enigma, us recomanem que descarregueu Auslogics BoostSpeed. Aquest programari està dissenyat per eliminar tots els tipus de brossa de PC, com ara fitxers temporals no necessaris del sistema i de l'usuari, memòria cau del navegador web, registres d'errors no utilitzats, fitxers de Windows Update restants, memòria cau de Microsoft Office innecessària i molt més. Després d'un escaneig, notareu els gigabytes addicionals d'espai en disc recuperats. Com a bonificació, BoostSpeed troba i elimina totes les causes de la desacceleració del sistema, garantint que el vostre PC tingui un rendiment millor i més estable que abans.
