Microsoft Planner pertany al paquet d'aplicacions Office365. És una aplicació de planificació que els equips i les persones poden utilitzar per crear plans, assignar tasques, comunicar-se i col·laborar i compartir documents, entre altres usos. Les tasques es poden crear i configurar d’una manera específica i adaptada a les necessitats de l’equip. El procés és bastant senzill, però molta gent hi té problemes.
En realitat, actualitzar el progrés de la tasca a Planificador pot ser tan fàcil com controlar el progrés de les tasques assignades a cada individu a intervals específics. Tanmateix, el diable apareix en els detalls i sembla que algunes persones no en puguin aconseguir. Si esteu en aquest vaixell, aquesta guia és la vostra. Al final d'aquesta guia, haureu après a gestionar el progrés de la tasca a Microsoft Planner.
Com configurar Microsoft Planner
Microsoft Planner és l'eina de gestió de tasques virtuals del paquet Office 365. Proporciona una manera fàcil per als equips de col·laborar i planificar i controlar les tasques. Els usuaris també poden actualitzar l’estat de la tasca i compartir informació sobre tasques per a una coordinació del projecte més fluida.
A Planificador, podeu dividir un gran projecte en tasques més petites, amb una cronologia per a cada tasca, que conformen col·lectivament la durada d’un pla específic. A mesura que es treballen les tasques, podeu canviar el seu estat de "No iniciada" a "En curs" i finalment a "Completada". Fins i tot podeu crear tasques addicionals si cal.
El Planificador inclou moltes plantilles que us permeten saltar ràpidament a tasques i projectes, estalviant així molt de temps. Només heu d’assegurar-vos que les plantilles estan en sintonia amb les tasques del vostre equip i perfeccionar-les si cal, i podeu anar directament a la feina.
Per començar, heu d’iniciar la sessió al compte d’Office 365. Aneu a la pàgina Planificador a l’Office 365 i introduïu les vostres dades d’usuari. Un cop hàgiu iniciat la sessió, feu clic a Planificador a la pestanya Inici per carregar la interfície de Microsoft Planner.
Aquí teniu tres maneres de procedir. Si ja heu creat plans, seleccioneu els més utilitzats fent clic a "Plans preferits". Si voleu veure tots els vostres plans, feu clic a "Tots els plans". Tot i això, si voleu crear un pla nou des de zero, feu clic a l’opció Nous plans.
A la finestra Crea un pla nou, escriviu un nom de pla al camp indicat. És millor utilitzar un nom que representi de manera concisa l'objectiu del pla. A la secció "Qui pot veure aquest pla?" grup, trieu "La meva organització" per fer-la disponible per a tothom del vostre equip i "Només les persones que afegeixo" per restringir la visualització als usuaris autoritzats. No oblideu afegir una descripció del pla i escolliu si s’afegiran nous membres als correus electrònics de notificació.
Quan hàgiu acabat tota la configuració, finalment podeu fer clic al botó Crea un pla. Després de crear el pla, podeu continuar i afegir tasques.
Per començar, obriu Microsoft Planner, seleccioneu el vostre pla i feu clic al botó + o Afegeix tasca. Aquí hauríeu de donar nom a la vostra tasca. Al camp "Introduïu un nom de tasca", escriviu el nom de la tasca. A continuació, trieu una data de venciment. Finalment, assigneu la tasca a un equip o a un col·laborador individual.
Un cop fet això, feu clic al botó Afegeix una tasca per crear la tasca. Podeu crear diverses tasques d’aquesta manera i assignar-les a diferents persones.
Com actualitzar el progrés de la tasca a Microsoft Planner
El progrés de la tasca a Microsoft Planner es divideix en tres components, cadascun representant fins a quin punt ha arribat la tasca.
No començat.
S'ha assignat a una tasca que no s'ha iniciat o que no s'ha assignat a ningú. També es podria assignar l'etiqueta si la data d'inici de la tasca encara és futura.
En progrés.
Aquesta etiqueta s'assigna a les tasques que estan en marxa. No importa quin percentatge de la tasca es faci. Microsoft Planner només té aquesta etiqueta per marcar totes les tasques en curs, independentment del nivell de realització individual.
Completat. Aquesta etiqueta s'assigna a les tasques que s'han acabat.
Per tant, l’actualització del progrés de la tasca consisteix a canviar entre aquestes etiquetes per a cada tasca creada segons correspongui.
Com actualitzar manualment el progrés de la tasca a Microsoft Planner
Hi ha diverses maneres d’actualitzar el progrés de les tasques al Microsoft Planner.
Tingueu en compte que cada etapa de progrés està representada per una icona.
No començat.
Un cercle en blanc.
En progrés.
Un cercle de mig color.
Completat.
Un cercle completament acolorit amb una paparra al centre.
Grups> Progrés
- Aneu a Grups i seleccioneu una tasca.
- Feu clic a la fletxa desplegable Progress.
- Seleccioneu l'opció que necessiteu.
Per exemple, si la tasca s'ha completat, seleccioneu Completada a la llista desplegable Progrés.
Selecció de símbols
Cada tasca té un símbol que representa el seu progrés. Les tasques completades tenen el símbol d’un cercle complet amb una marca al centre, mentre que les tasques que estan en curs tenen el símbol d’un cercle mig ple.
Seleccioneu el símbol situat al costat de la tasca per obrir un tauler de selecció de progrés i seleccioneu un altre estat de progrés.
Selecció de tasques
Aquesta és una altra manera de canviar l'estat de progrés d'una tasca. Simplement seleccioneu la tasca per mostrar el tauler de selecció de progrés. Actualitzeu el progrés de la tasca des d'allà.
Com utilitzar Planner amb Microsoft Teams per gestionar les tasques
Com que la creació d’un pla nou crea automàticament un nou grup d’Office 365, podeu col·laborar utilitzant les tasques de Planificador en altres aplicacions connectades de la família Office 365, com ara OneDrive i Outlook.
També podeu utilitzar Planner amb Microsoft Teams per gestionar les tasques creades. Podeu col·laborar en tasques mitjançant Planificador o afegint una o més pestanyes de planificador a un canal d'equips.
A continuació s’explica com crear un canal de planificació a Microsoft Teams:
- Obre equips i selecciona un canal. Al canal, feu clic al botó +.
- Cerqueu i seleccioneu Planificador.
- Creeu un pla amb els detalls correctes i deseu-lo. També podeu triar els plans ja existents.
El procés d’afegir una tasca, assignar-la i actualitzar-la és el mateix que s’ha explicat anteriorment.
Microsoft Planner s’utilitza per crear petites tasques que s’ajusten col·lectivament a un pla més ampli perquè un equip col·labori. Saber actualitzar el progrés des de la iniciació fins a la finalització i també col·laborar en una plataforma com Microsoft Teams pot augmentar tant la productivitat individual com el treball en equip a l’organització.
Tanmateix, si el vostre PC és lent, pot afectar negativament les operacions i fer que la col·laboració al núvol sigui molt més lenta. Podeu utilitzar Auslogics BoostSpeed per eliminar problemes de reducció de velocitat i fitxers d’Internet inútils i fer que la vostra experiència sigui més suau.
