Saber recordar un correu electrònic a Microsoft Outlook és vital si treballeu a una oficina. Mai no voleu enviar un correu electrònic ple d’errors vergonyosos, especialment als vostres majors. Això us pot fer semblar incompetent i fins i tot fer preguntar al vostre gestor per què us ha contractat.
Fins i tot la gent gran mai no voldria arruïnar la seva reputació si premia involuntàriament "Envia" o "Respon a tots" en el missatge equivocat. Soportar el ridícul i la vergonya és una cosa que ningú no vol passar mai.
Afortunadament, molts clients / serveis de correu electrònic ofereixen la funcionalitat per recuperar els correus electrònics. Sí, fins i tot després d’haver enviat el correu electrònic.
MS Outlook per a Windows és un d'aquests clients de correu electrònic amb aquesta valuosa característica. A continuació s’explica com podeu utilitzar la funció per desar tant la cara com la feina.
Guia pas a pas per recuperar els correus electrònics a l'Outlook
Recordar correus electrònics a Outlook és bastant senzill.
Seguiu aquests passos i veureu com recordar un correu electrònic a l'Outlook:
- Cerqueu el missatge que voleu recordar obrint la carpeta Elements enviats. En ser un correu electrònic enviat recentment, es troba a la part superior de la llista.
- Feu doble clic al correu electrònic i s’obrirà.
- Assegureu-vos que sou a la pestanya Missatge (comproveu la part superior de la finestra).
- Ara localitzeu el menú desplegable etiquetat com a "Accions". Ho trobareu al costat de les opcions de correu electrònic, "Regles" i "Mou" a la barra de tasques.
- Ara, per recordar el missatge, feu clic a Accions. A continuació, feu clic a Recorda aquest missatge.
Tingueu en compte que aquestes opcions només estan disponibles si teniu un compte d'Exchange. En algunes organitzacions, els vostres administradors poden bloquejar les opcions.
Per completar l'operació, seguiu aquests passos:
- Rebràs una finestra de record.
- Aquí tindreu dues opcions: suprimir còpies del vostre correu electrònic no llegides o substituir-les per un missatge més adequat.
- La funcionalitat proporciona una opció que informa sobre la recuperació correcta o fallida del correu electrònic per a destinataris individuals. Seleccioneu les vostres preferències abans de fer clic a D'acord.
Si voleu suprimir el missatge, el procés s'ha completat i us heu salvat amb èxit d'una situació potencialment vergonyosa.
Si voleu substituir el missatge, seguiu els passos següents:
- Després de seleccionar l'opció de missatge de reemplaçament, obtindreu una nova pantalla per redactar el missatge nou.
- Quan estigueu a punt, seleccioneu "Envia" i s'iniciarà el procés de recuperació.
Tingueu en compte que el vostre correu electrònic antic no desapareix només en enviar el missatge de recuperació.
Llavors, què s’ha de fer per fer desaparèixer l’antic missatge? Els destinataris haurien d'obrir primer el missatge de recuperació abans d'obrir el correu electrònic que no voleu que vegin. Només així desapareixerà el correu electrònic equivocat. Això és el que passa quan recordeu correus electrònics enviant un missatge de substitució.
Un petit enginyós truc per aconseguir que els destinataris obrin primer el missatge de recordatori és titular el missatge de recordatori "URGENT". Això hauria de motivar els destinataris a obrir-lo el més ràpidament possible.
Per què la retirada de correu electrònic no sempre funciona
Malauradament, és possible que el procés de recuperació del correu electrònic no funcioni correctament.
Tenint en compte les velocitats d’Internet súper ràpides que tenim actualment, un correu electrònic enviat per error arribarà a la safata d’entrada d’algú en qüestió de segons. Si el destinatari està assegut al seu escriptori amb el client de correu electrònic obert, és probable que el vegi i l’obri més ràpidament del que es pot recordar.
I aquest no és l’únic problema
Diversos altres factors poden complicar les coses, inclosos:
- No es pot recuperar cap correu electrònic obert. Tanmateix, el destinatari rebrà el vostre correu electrònic de retirada, cosa que li farà saber que no teniu intenció d'enviar un missatge de correu electrònic incorrecte.
- El destinatari pot tenir filtres específics que redirigeixin els correus electrònics rebuts a altres carpetes, a part de la carpeta de la safata d'entrada. Això fa impossible la retirada, ja que només funciona si el correu electrònic es troba a la safata d'entrada del destinatari.
- Els correus electrònics enviats a carpetes públiques tenen un major risc de ser vistos per tothom i una menor probabilitat de ser recordats. No cal que tothom vegi el correu electrònic perquè sigui impossible de recordar. Només un destinatari que l’etiqueti com a llegit farà que sigui impossible recordar-lo.
- Aquesta funció de recuperació d'Outlook no funcionarà en els correus electrònics enviats a altres clients de correu electrònic, com ara Gmail. Només funciona per als correus electrònics enviats a l'Outlook. Per tant, és probable que vulgueu restringir la comunicació a Outlook per ser segura.
- La funcionalitat serà problemàtica quan es tracta de diferents versions d'Outlook. És el cas si utilitzeu l'Outlook en dispositius mòbils amb la configuració de l'Exchange ActiveSync. I empitjora encara més si el vostre telèfon mòbil està fora de línia.
- Si el vostre PC té problemes de rendiment, serà lent. És possible que l’ordinador no respongui durant un temps, cosa que dificulta la recuperació d’un correu electrònic ràpidament. Per tant, haureu d’ajustar el vostre PC per obtenir el màxim rendiment mitjançant una eina útil com Auslogics BoostSpeed.
Tenint en compte aquests reptes, la valuosa característica no sembla tan beneficiosa al cap i a la fi.
Què passa si el recordatori de correu electrònic no funciona? Hi ha alguna cosa més que us ajudi?
Segur que us queda una opció més: escriviu una disculpa sincera. És més probable que les persones de l’altra banda entenguin la vostra situació i no s’ofenguin.
Millor encara, podeu prendre mesures de precaució per evitar aquest escenari en el futur.
La millor precaució és comprovar de nou els correus electrònics abans d’enviar-los. Mai tingueu pressa per enviar ni tan sols missatges urgents. Llegiu-los dues o tres vegades.
I si creieu que necessiteu una mesura de precaució més completa, podeu configurar els vostres correus electrònics perquè s’enviïn. Per aplicar aquesta configuració, seguiu aquests passos:
- Aneu a Fitxer.
- Seleccioneu Gestiona les regles i les alertes.
- Trieu Nova regla.
- Omet les condicions i comença des de la regla en blanc. Això us assegura que cobreu tots els correus electrònics.
- Ara, seleccioneu Ajornar el lliurament per un nombre de minuts.
Si els vostres correus electrònics es retarden uns minuts, tindreu molt de temps per reconsiderar-ne l’enviament. I probablement us donarà prou temps per recordar els que heu enviat.
Ara ja sabeu com recordar els vostres correus electrònics i què heu de fer per evitar la situació en el futur.
